حول خصائص الملف

حول خصائص الملف
خصائص المستند هي عبارة عن تفاصيل متعلقة بملف تساعد على تعريفه — مثلاً، عنوان وصفي، واسم الكاتب، والموضوع، والكلمات الأساسية التي تعرّف مواضيع أو معلومات أخرى هامة في الملف. استخدم خصائص المستند لعرض معلومات حول ملف أو للمساعدة على تنظيم الملفات بحيث يمكنك العثور عليها بسهولة فيما بعد. كما يمكنك البحث عن مستندات استناداً إلى خصائصها.
أنواع خصائص المستند
أنواع خصائص المستند هي أربعة:
• خصائص تلقائية التحديث وهي تتضمّن الإحصائيات التي تحتفظ بها تطبيقات Microsoft Office نيابة عنك، مثل حجم الملف وتواريخ إنشاء الملفات وتعديلها الأخير. فيمكنك مثلاً البحث عن كافة الملفات التي تم إنشاؤها بعد 3 مارس 1999، أو عن كافة الملفات التي تم تعديلها البارحة.
• خصائص معيّنة مسبقاً وهي موجودة مسبقاً (مثل الكاتب، والعنوان، والموضوع)، ولكن عليك إدخال قيمة نصية. ففي Microsoft Word مثلاً، يمكنك استخدام خاصية الكلمات الأساسية لإضافة الكلمة الأساسية "عملاء" إلى ملفات المبيعات ثم البحث عن كافة ملفات المبيعات التي تحتوي على تلك الكلمة الأساسية.
• خصائص مخصصة وهي عبارة عن الخصائص التي تعرّفها. فيمكنك تعيين نص، أو وقت، أو قيمة رقمية إلى الخصائص المخصصة، كما يمكنك أن تعيّن إليها القيمتين "نعم" أو "لا." ويمكنك أن تختار من ضمن قائمة من الأسماء المقترحة أو تعريف اسم خاص بك. ويمكنك، وبشكل اختياري، ربط خصائص المستند المخصصة بعناصر معيّنة في الملف، مثل خلية مسماة في Microsoft Excel، أو عنصر محدد في PowerPoint، أو إشارة مرجعية في Word. ففي نموذج عقد تم إنشاؤه في Word، يمكنك إنشاء خاصية ملف مخصصة مرتبطة بحقل نموذج يحتوي على تاريخ انتهاء صلاحية العقد. ويمكنك من ثمّ البحث عن كافة ملفات العقود ذات تاريخ انتهاء صلاحية يسبق التاريخ الذي تحدده.
• خصائص مكتبة المستندات هي للملفات الموجودة في مكتبة المستندات في موقع على ويب أو مجلد عمومي. وعند تصميم مكتبة مستندات، فإنك تعرّف خاصية واحدة أو أكثر لهذه المكتبة وتعيّن قواعد لقيمها. وعند قيام المستخدمين بإضافة مستندات إلى مكتبة المستندات، ستتم مطالبتهم بتعبئة نموذج لتعيين قيم لكل من هذه الخصائص. فباستطاعة مكتبة مستندات تجمّع الأفكار حول منتج أن تطالب المستخدم بتقديم خصائص مثل الإرسال من قبل، التاريخ، والفئة، والوصف.
تعيين خصائص المستند
يمكنك تعيين خصائص المستند للملف النشط الذي تعمل ضمنه في أي من تطبيقات Microsoft Office. وإذا أردت أن يتم تذكيرك بتعيين خصائص المستند بالنسبة إلى كل ملف تنشئه، فيمكنك تعيين قيام Microsoft Excel، أو Word، أو PowerPoint بعرض مربع الحوار خصائص تلقائياً عند حفظ ملفات للمرة الأولى. وعندما تضيف ملفاً إلى مكتبة المستندات، تطالب تلقائياً بتقديم خصائص مكتبة المستندات لهذا الملف.
عرض خصائص المستند
إذا كان المستند مفتوحاً، فيمكنك عرض خصائصه باستخدام الأمر خصائص.
يمكنك عرض خصائص أي مستند بتحديده في مستكشف Windows أو في مربعات الحوار فتح، أو حفظ، أو بحث . وعند عرض قائمة مكتبة لمستندات في برنامج استعراض ويب، تُذكر مع كل اسم مستند خصائص مكتبته.